Termeni și Condiții

Versiune: 1.0.1 Data: 18 mai 2026 Status: draft (pregătit pentru review consultant juridic)

Preambul

Acești Termeni și Condiții (denumiți în continuare „T&C") reglementează utilizarea platformei Scribae de către biroul notarial care creează un cont și plătește un abonament (denumit în continuare „Abonatul"). Prin crearea contului și prin bifarea acceptării T&C la signup, Abonatul confirmă că a citit, a înțeles și acceptă în întregime aceste prevederi.

Acești T&C, împreună cu Acordul de Prelucrare a Datelor (denumit în continuare „DPA"), Politica de Confidențialitate și Politica de Cookie-uri, formează contractul integral dintre Abonat și Operatorul Platformei. În caz de conflict între aceste documente, DPA prevalează pentru subiectul protecției datelor cu caracter personal, iar T&C prevalează pentru celelalte aspecte contractuale.

1. Părți

Operatorul Platformei

• Denumire: RAMMER TECH S.R.L.
• Cod Unic de Înregistrare (CUI): 42223300
• Număr Registrul Comerțului: J2020001650404
• Sediu social: Intrarea Tăciunelui nr. 15, Et. 4, Ap. 8, Sector 2, București, cod poștal 023826
• Reprezentant legal: Ciuca Albu Octavian Gabriel, Administrator
• Brand produs: Scribae

În continuare denumit „Scribae" sau „Operatorul Platformei".

Abonatul

Biroul notarial sau notarul public care creează un cont pe platforma Scribae. Identitatea Abonatului (denumire, Cod de Identificare Fiscală — CIF, adresă, reprezentant) este capturată prin formularul de înregistrare la signup și prin profilul biroului completat ulterior. Aceste informații constituie parte integrantă din contract și se actualizează la cererea Abonatului prin Setări → Profil birou.

În continuare denumit „Abonatul".

2. Definiții

În cuprinsul acestor T&C, termenii de mai jos au următoarea semnificație:

• Platforma sau Scribae: aplicația web găzduită la https://app.scribae.ro și operată de Rammer Tech S.R.L.
• Serviciul: funcționalitățile platformei puse la dispoziția Abonatului pentru gestionarea documentelor notariale ale biroului — inclusiv încărcarea și procesarea documentelor Word .docx, asistarea pregătirii actelor prin componente de inteligență artificială (de exemplu analize lingvistice și semantice, extrageri și verificări automatizate), generarea versiunilor revizuite cu Track Changes, gestionarea utilizatorilor și facturarea — conform rolului actual și viitor al produsului.
• Cont: contul de utilizator Scribae al unui membru al biroului notarial al Abonatului. Un cont aparține fie rolului „Admin", fie rolului „Notary".
• Abonament: planul de servicii Scribae ales de Abonat la signup (lunar sau anual), cu facturare automată recurentă.
• Conținut Notarial: documentele Word .docx cu acte notariale încărcate de utilizatorii Abonatului în platformă, precum și artefactele intermediare generate de Serviciu pentru aceste documente (text extras, corecturi, document final cu Track Changes).
• DPA: Acordul de Prelucrare a Datelor — vezi Acordul de prelucrare a datelor (DPA). DPA reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în Conținutul Notarial, în care Abonatul este Operator GDPR și Scribae este Procesor GDPR.
• Subprocesator: terț contractat de Scribae pentru servicii tehnice (cloud, plăți, facturare, email, telemetrie). Lista completă și actualizată este publicată în subprocesatori.md.
• TVA inclus: prețurile afișate către Abonat pe pagina publică de prețuri și pe facturile fiscale conțin Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA) aplicabilă în România, cota standard fiind 21% conform Legii 141/2025 (în vigoare din 01.08.2025).

3. Obiectul contractului

Prin acest contract, Scribae acordă Abonatului o licență neexclusivă, neexcedabilă, revocabilă, limitată teritorial la spațiul Uniunii Europene, pentru a utiliza Platforma în scopul beneficiului Serviciului, în legătură cu documentele notariale ale biroului Abonatului.

Această licență:

• nu transferă proprietatea asupra software-ului, designului, modelelor de prompts pentru componentele AI, configurărilor sau altor componente de proprietate intelectuală ale Platformei;
• este limitată la durata abonamentului plătit și activ;
• poate fi revocată conform clauzei §10 (Suspendare și încetare) în cazurile descrise acolo.

4. Conturi și acces

Procesul de signup

Abonatul creează un cont prin formularul de înregistrare disponibil la https://app.scribae.ro/register-wizard. Bifa „Am citit și accept Termenii și Condițiile, Acordul de Prelucrare a Datelor și Politica de Confidențialitate" este obligatorie pentru a finaliza signup-ul. Acceptarea creează o evidență electronică a consimțământului (timestamp, identitate utilizator, versiune document acceptat).

Prima persoană care creează cont pentru un birou notarial devine Admin automat și poate invita ulterior alți membri ai biroului.

Roluri

Platforma Scribae are două roluri:

• Admin — administratorul biroului. Gestionează echipa (invită și retrage notari membri), configurează profilul biroului, gestionează abonamentul și facturarea, are acces la metricile de uzaj la nivel de birou și poate iniția ștergerea contului biroului.
• Notary — notar membru al biroului. Încarcă și procesează propriile documente, vede istoricul propriilor documente și metricile proprii.

Detaliile tehnice privind separarea per notar a documentelor și metricilor sunt descrise în Politica de Confidențialitate.

Responsabilitatea credențialelor

Abonatul și fiecare utilizator al biroului sunt responsabili pentru păstrarea în siguranță a parolei și pentru toate acțiunile efectuate sub contul lor. Recomandăm activarea autentificării cu doi factori (MFA), disponibilă în Setări → Securitate. Utilizatorii nu au voie să partajeze credențialele cu terți.

Adăugare și eliminare membri

Admin-ul invită notari membri prin email; invitația conține un link unic cu valabilitate limitată. Eliminarea unui notar de către Admin produce ștergerea contului acelui notar și a datelor lui personale (preferințe, telemetrie opt-in dacă a existat). Documentele asociate notarului eliminat sunt re-asociate biroului sau șterse, conform alegerii Admin-ului în momentul eliminării.

5. Plan și facturare

Planurile publice

Lista actualizată a planurilor și prețurilor este publicată la https://scribae.ro/#tarife. Prețurile sunt afișate în RON și sunt TVA inclus (cota standard de TVA 21% conform Legii 141/2025, în vigoare din 01.08.2025).

Ciclul de facturare

Abonatul alege ciclul de facturare la signup: lunar sau anual. Plata se face în avans pentru fiecare ciclu, prin debit automat al cardului bancar înregistrat în Stripe Customer Portal.

Procesarea plăților

Plățile sunt procesate de Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda, Uniunea Europeană). Stripe primește datele personale necesare procesării plății (nume, email, adresă de facturare, IP, informații despre dispozitiv pentru anti-fraudă, token-ul cardului). Detalii complete despre datele transmise către Stripe sunt în Politica de Confidențialitate, secțiunea 10, și în Lista Subprocesatorilor.

Facturarea electronică în România

Facturile fiscale sunt emise prin FGO România S.R.L. și conțin datele Abonatului (denumire, CUI sau Cod Numeric Personal — CNP, adresă). Abonatul își poate descărca facturile din platformă (Setări → Facturare) sau le primește prin email la adresa configurată.

Refund-uri

Nu există refund prorated pentru perioadele neutilizate dintr-un ciclu de abonament deja plătit. Abonatul poate anula oricând abonamentul prin Stripe Customer Portal sau prin Setări → Facturare. Anularea oprește facturarea pentru ciclul următor, iar Serviciul rămâne activ până la sfârșitul ciclului curent plătit.

Neplată

În cazul în care o plată recurentă eșuează (card expirat, fonduri insuficiente, refuz al băncii), Scribae acordă o perioadă de grație de 14 zile în care Abonatul poate actualiza metoda de plată. După expirarea perioadei de grație, contul intră în mod „read-only" — nu se mai pot încărca documente noi, dar datele rămân accesibile pentru export. După 60 de zile cumulate în mod „read-only" fără reactivare, contul poate fi suspendat conform clauzei §10.

6. Drepturi de utilizare

Abonatul poate utiliza Platforma exclusiv pentru documente notariale legitime care intră sub jurisdicția notarială a Abonatului. Această utilizare include, în forma curentă a produsului, funcții precum îmbunătățiri lingvistice și semantice, verificări automatizate și generarea documentului revizuit cu Track Changes; lista poate fi extinsă fără a schimba natura juridică a utilizării permise (documente notariale ale propriului birou).

Sunt interzise următoarele:

• încărcarea de conținut ilegal sau a unui conținut care nu intră sub jurisdicția notarială a Abonatului (de exemplu, încărcarea documentelor altor birouri fără autorizare);
• reverse engineering, decompilare, dezasamblare sau orice altă încercare de a obține codul sursă al Platformei;
• scraping al API-ului Platformei peste limitele de rate limiting publicate sau ocolirea acestor limite prin mijloace tehnice;
• folosirea Platformei pentru a discrimina, exploata sau prejudicia persoane fizice;
• revânzarea sau cedarea accesului la Platformă către terți, în afara membrilor proprii ai biroului notarial.

Încălcarea acestor reguli poate duce la suspendarea sau încetarea contului conform clauzei §10.

7. Date și confidențialitate

Prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în Conținutul Notarial este reglementată de Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA), care este parte integrantă din acest contract. În caz de conflict între T&C și DPA pentru subiectul protecției datelor cu caracter personal, DPA prevalează.

Scribae respectă secretul profesional notarial stabilit prin Legea 36/1995 Art. 70 și extinde această obligație contractual asupra tuturor subprocesatorilor săi, prin clauzele relevante ale DPA și prin acordurile încheiate cu acești subprocesatori. Detalii în DPA §5.

Politica generală de confidențialitate aplicabilă vizitatorilor site-ului și utilizatorilor autentificați este publicată în politica-de-confidentialitate.md.

8. Proprietate intelectuală

Proprietatea Scribae

Scribae deține integral proprietatea intelectuală asupra Platformei: cod sursă, design al interfeței, modele de prompts pentru componentele AI, configurări tehnice, marca Scribae și logo-ul aferent, documentația tehnică și orice alte elemente create de Operatorul Platformei.

Proprietatea Abonatului

Documentele încărcate de Abonat și corecturile aplicate acestora rămân proprietatea exclusivă a Abonatului. Scribae nu pretinde și nu va pretinde drepturi asupra Conținutului Notarial sau asupra corecturilor produse de Platformă pentru Abonat.

Nu se utilizează datele pentru antrenare AI

Scribae nu folosește Conținutul Notarial al Abonatului pentru antrenarea modelelor AI, nici proprii, nici ale terților. Această garanție este derivată contractual din AWS Service Terms § 50, care guvernează contul AWS al Scribae prin care sunt furnizate serviciile de inteligență artificială utilizate în platformă, și din AWS Data Processing Addendum. Detalii suplimentare despre subprocesatorii implicați și cadrul contractual sunt în Lista Subprocesatorilor și în DPA §6.

9. Răspundere

Limitarea răspunderii

Răspunderea totală a Scribae către Abonat, în orice formă (contractuală, delictuală sau de altă natură) și pentru orice cauză, este limitată la suma plătită efectiv de Abonat în ultimele 6 (șase) luni anterioare evenimentului generator de răspundere. Această limitare se aplică în măsura permisă de legea română.

Excluderi de răspundere

Scribae nu răspunde pentru:

a) faptele notarului în autentificarea actului final — notarul rămâne integral și exclusiv responsabil pentru autenticitatea, legalitatea și conținutul juridic al actelor pe care le autentifică;

b) consecințele juridice ale unor erori de conținut din documentele autentificate, indiferent dacă acele erori au fost corectate sau nu de Platformă, observate sau nu de utilizator;

c) decizii ale notarului bazate pe sugestiile Platformei — Scribae este un asistent, nu un decident (vezi §12 — EU AI Act);

d) pierderi indirecte, accidentale sau consecvențiale (pierdere de profit, pierdere de oportunitate, pierdere de imagine), în limitele permise de legea română.

Excepție de la limitare

Limitarea de la prezenta clauză NU se aplică în caz de dol sau culpă gravă atribuibilă Scribae, în limita prevăzută imperativ de legea română.

10. Suspendare și încetare

Inițiată de Abonat

Abonatul poate anula abonamentul oricând prin Stripe Customer Portal sau prin Setări → Facturare. Serviciul rămâne activ până la sfârșitul ciclului curent plătit, iar facturarea nu se mai face pentru ciclurile următoare.

Inițiată de Scribae (motive justificate)

Scribae poate suspenda sau înceta contul în următoarele cazuri:

• neplată după expirarea perioadei de grație de 14 zile (vezi §5);
• încălcare gravă a clauzei §6 (utilizare ilegală a Platformei);
• comportament abuziv sau dăunător altor utilizatori sau Platformei (de exemplu, atacuri tehnice, scraping masiv intenționat);
• cerere a unei autorități competente, în condițiile legii.

Portabilitate la încetare

Abonatul are dreptul să-și exporte datele timp de 30 (treizeci) de zile după data încetării contractului. După acest interval, datele biroului sunt șterse automat conform DPA §4.7.

Ștergere date personale individuale

Orice utilizator (Admin sau Notary) își poate șterge contul personal oricând, prin acțiunea „Ștergere cont" disponibilă în Setări → Confidențialitate. Această acțiune declanșează endpoint-ul tehnic POST /api/me/erase, care necesită un token de confirmare cu valoarea exactă „ȘTERGE". Ștergerea este finală și imediată pentru contul personal al utilizatorului care o solicită.

11. Disponibilitate serviciu

Scribae depune eforturi rezonabile pentru a menține Platforma disponibilă, performantă și sigură, dar nu oferă garanții contractuale de uptime și nu se angajează la un nivel garantat de disponibilitate.

Statusul curent al Platformei va fi vizibil public la pagina de status (în curs de publicare) (atunci când pagina de status va fi disponibilă), iar incidentele majore vor fi comunicate prin email Admin-ilor afectați.

Fără SLA cu credite financiare — politică permanentă

Scribae NU oferă SLA (Service Level Agreement) cu credite financiare sau alte forme de compensație financiară pentru întreruperi de serviciu, downtime, latență ridicată sau orice altă degradare a Serviciului. Această politică se aplică tuturor planurilor, atât celor disponibile la momentul acceptării acestor T&C, cât și viitoarelor tier-uri, incluzând eventualele tier-uri „enterprise". Pentru clienții cu nevoi avansate de suport, Scribae poate introduce în viitor pachete de suport prioritar cu timpi de răspuns garantați la tichete (de exemplu, „incident critic — răspuns echipă suport în 4 ore lucrătoare"), dar niciodată credite financiare, niciodată refund-uri prorated și niciodată altă formă de compensație financiară pentru downtime.

Prin acceptarea acestor T&C, Abonatul confirmă în mod explicit că a citit și a înțeles această politică și că Serviciul este oferit „așa cum este" (best-effort), fără garanții de uptime.

12. Inteligență artificială și transparență (EU AI Act Art. 52)

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2024/1689 (EU AI Act) Art. 52 privind transparența sistemelor de inteligență artificială, Scribae informează Abonatul asupra următoarelor aspecte:

• Platforma folosește servicii bazate pe inteligență artificială găzduite pe infrastructura AWS în Uniunea Europeană pentru analiza și asistarea pregătirii documentelor notariale (în prezent: în principal propuneri de îmbunătățiri lingvistice și semantice); lista tipurilor de analize și automatizări poate evolua fără a schimba natura de asistent descrisă mai jos.
• Sistemul AI este un asistent, nu un decident. Notarul revizuiește întotdeauna modificările sau recomandările propuse de Platformă înainte de a le accepta în documentul final și înainte de autentificarea actului. Decizia juridică finală aparține în întregime notarului.
• Datele rămân integral în Uniunea Europeană pe parcursul procesării AI, pentru conținutul documentelor.
• Datele Abonatului nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor AI (vezi §8).

Detalii tehnice complete despre subprocesatorii implicați în procesarea AI sunt în Lista Subprocesatorilor.

13. Modificări la acești Termeni

Scribae poate modifica acești T&C, conform următoarei politici de versionare:

În legătură cu protecția datelor: pentru subprocesatori noi, înlocuiri de subprocesator sau modificări ale transferurilor internaționale care intră sub incidența Acordului de Prelucrare a Datelor (clauza 4.4, clauza 6.5 și Anexa 1 — subprocesatori.md), aplică exclusiv termenele și mecanismul descrise acolo (minimum 15 zile calendaristice de preaviz unde este prevăzut, drept de obiecție, reziliere fără penalizare unde este cazul). În caz de orice nepotrivire între exemplele de mai jos și DPA, DPA prevalează pentru această categorie de modificări.

Pentru celelalte modificări contractuale ale T&C:

• Schimbări patch (corectare typo, formulare minoră fără schimbare de drept material): aplicate fără re-notificare.
• Schimbări minor (clarificări noi, ajustări non-materiale care nu sunt deja acoperite exclusiv de mecanismul DPA de mai sus): notificare prin email cu minim 15 zile calendaristice preaviz, fără re-acceptare hard.
• Schimbări major la acești T&C (modificări de preț, drepturi contractuale materiale, durată sau scope al Serviciului în sens comercial — altele decât scenariile sub DPA menționate în paragraful introductiv): notificare prin email cu minim 30 zile calendaristice preaviz, plus bifa de re-acceptare la următorul login. Abonatul are dreptul să anuleze contractul în această fereastră de preaviz, fără penalizare, dacă nu acceptă schimbările.

Politica completă de versionare este descrisă în README.md.

14. Forța majoră

Niciuna dintre părți nu este responsabilă pentru întârzieri sau neîndepliniri ale obligațiilor contractuale datorate forței majore: cataclisme naturale, război, conflict armat, pandemie declarată oficial de autoritățile competente, întreruperi neașteptate sau de durată ale infrastructurii furnizorilor critici (de exemplu, un incident global Microsoft Azure sau Amazon Web Services aflat în afara controlului Scribae), atacuri cibernetice masive coordonate la scară internațională, sau alte evenimente de forță majoră în sensul legii române.

Partea afectată de forța majoră notifică cealaltă parte în maximum 5 zile lucrătoare de la apariția evenimentului și depune eforturi rezonabile pentru a relua executarea obligațiilor cât mai curând posibil.

15. Lege aplicabilă și jurisdicție

Acești T&C sunt guvernați de legea română și de regulamentele europene aplicabile (în special Regulamentul General privind Protecția Datelor — GDPR și EU AI Act).

Pentru orice litigiu apărut în legătură cu interpretarea, executarea sau încetarea acestui contract, părțile vor încerca în prealabil soluționarea pe cale amiabilă. În cazul în care nu se ajunge la o soluție amiabilă, competența aparține instanțelor de la sediul Operatorului Platformei (București, România).

16. Contact

Pentru orice întrebare, sesizare sau solicitare în legătură cu acești T&C sau cu Serviciul, Abonatul poate utiliza următoarele canale:

• Suport tehnic: contact@scribae.ro
• Întrebări juridice / contractuale: contact@scribae.ro
• Protecția datelor personale (DPO): dpo@scribae.ro
• Facturare: contact@scribae.ro
• Adresă poștală: Rammer Tech S.R.L., Intrarea Tăciunelui nr. 15, Et. 4, Ap. 8, Sector 2, București, cod poștal 023826

Anexă: documente conexe

Acești Termeni și Condiții formează un set contractual integrat cu următoarele documente, care fac parte din contractul dintre Abonat și Operatorul Platformei:

• Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) — reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în Conținutul Notarial.
• Politica de Confidențialitate — informații pentru vizitatorii site-ului și utilizatorii autentificați despre prelucrarea datelor lor de cont.
• Politica de Cookie-uri — utilizarea cookie-urilor și a stocării locale în browser.
• Lista Subprocesatorilor — terții implicați tehnic în furnizarea Serviciului.

Document întocmit la 19 mai 2026 în versiunea 1.0.2, pregătit pentru review consultant juridic. Operator Platformă: Rammer Tech S.R.L. — toate drepturile rezervate.